Inspirationen auf dem Lebensweg
Schreiben am Computer - mit Vorlagen für Word arbeiten

Vorteile einer Word-Vorlage für Unternehmen

Eine Dokumenten-Vorlage in Word ist die Basis für ein neues individuelles Dokument. Viele Unternehmen nutzen solche Vorlagen, um ein einheitliches Format bei der externen Kommunikation mit ihren Kunden oder Geschäftspartnern einzuhalten. Mithilfe einer solchen Vorlage muss im Unternehmen nicht bei jedem Arbeiten mit Word ein neues Dokument gestaltet werden. Eine einheitliche Vorlage, auf welcher alle gewählten neuerstellten Dokumente basieren, sorgt für einen professionellen Unternehmensauftritt.

Word-Vorlagen für die externe Kommunikation

Word-Vorlagen werden in der externen Kommunikation in Unternehmen vor allem für ausgehende Dokumente wie Rechnungen oder sämtliche andere Schreiben an Kunden oder Geschäftspartner verwendet. Für die unterschiedlichen Arten von ausgehenden Schreiben können in Word beliebig viele verschiedene Vorlagen mit genauen Anpassungen erstellt und allzeit abgerufen werden.

Solche Basis-Vorlagen bestehen meistens aus Formalien, wie z.B. dem eingefügten Firmenlogo auf einer Rechnung oder am Ende einer E-Mail. Auch angepasste Vorgaben zu den Seitenrändern, Absätzen und Zeilenabständen in einem Schreiben sind häufig die Grundlage einer Word-Vorlage.

Ziele mit den Vorlagen

Ziel ist es, möglichst viel Arbeitsaufwand und Zeit einzusparen. Das Erstellen einer Vorlage für E-Mails, Rechnungen oder Korrespondenz ist im Regelfall ein einmaliger Prozess. Alternativ müsste man für jeden kommunikativen Schritt ein neues Schreiben aufsetzen. Das kostet Zeit, die effektiver für alltägliche Geschäftsprozesse verwendet werden könnte. Abgesehen von dem Aspekt wertvolle Zeit einzusparen, ist es Unternehmen vor allem wichtig, Professionalität zu vermitteln. Formale Ungleichheiten fallen bei Kunden und Geschäftspartnern häufig unangenehm auf und sind mithilfe einer einfach erstellten Vorlage in Word zu vermeiden.

Mit einer vorgefertigten Word-Vorlage wird also sowohl dem Unternehmen als auch den jeweiligen Kunden oder Geschäftspartnern geholfen. Mit dem nötigen Wissen können solche Vorlagen intern erstellt werden. Alternativ kann man sich auch an einen externen Dienstleister wie die Lithop Electronic Media AG wenden.